الفوترة الإلكترونية
لماذا تطبيق الفاتورة الإلكترونية؟
إن تطبيق الفاتورة الإلكترونية يأتي في سياق السعي الدائم لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك لتطوير العمل وتماشياً مع تحقيق التحول الرقمي في القطاع الحكومي، كما أنها ومن خلال تطبيق الفاتورة الإلكترونية يمكنها تحقيق العديد من الفوائد:
- Eliminate false invoices and reduce tax evasion.
- Time and Cost Saving: With e-invoicing, we can reduce many unnecessary steps involved in the invoicing process. As a result, both the company and its customers save a lot of time by using the automated invoicing system.
- Faster settlement and less disputes: Receiving a law enforced electronic invoice (instead of a paper-based) reduces disputes regarding invoice acceptance and approval.
- Ease of saving, tracking, and mass processing of invoices: After the issuance of the invoice using the electronic invoicing system, it will be easy to track, display, and pay which helps the employee to handle / process significantly more invoices.
- High degree of control and ease of access: Because electronic invoices are saved in online platforms/databases, the user can access them from anywhere and from any device.
نواحي الفوترة الإلكترونية
يتطلب تطبيق الفوترة الإلكترونية مراجعةً كاملةً لعدة جوانب وعمليات وممارسات في الشركة تشتمل
- التطبيقات المستخدمة في إصدار وحفظ الفواتير والإشعارات.
- أنظمة امن الشبكات والأمن السيبراني وأمن التطبيقات والبنية التحتية لتقنية المعلومات.
- الشهادة الرقمية – للفاتورة وللإشعار الدائن والمدين.
- البيئة الضريبة وإجراءات العمل.
- بيانات الفاتورة والإشعارات.
تاريخ التطبيق
تطبيق الفوترة الإلكترونية اشتمل على عملية (مرحلة) الإصدار والتي تم خلالها تطوير ونشر مسودة اللوائح للعموم لإبداء المرئيات حولها وذلك في 17 سبتمبر 2020، ثم تلى ذلك إصدار اللوائح المتعلقة بالفوترة الإلكترونية في 4 من ديسمبر 2020 وتم منح المكلفين فترة 12 شهراً للتجهيز وتطبيق التعليمات المتعلقة بالفاتورة الإلكترونية (مرحلة التطبيق الأولى) تنتهي في 4 ديسمبر 2021، وأرجأت تطبيق عملية الربط مع نظام الهيئة وبعض المتطلبات الأخرى المتعلقة بالتشفير الإلكتروني وغيرها كمرحلة ثانية تطبق على موجات تبدأ بتاريخ 1 يناير 2023، على أن يتم تحديد الشرائح (المكلفين) الخاضعة للتطبيق والتفاصيل النهائية لعملية الربط قبل ستة أشهر من موعد التطبيق الفعلي لكل شريحة.
منهجية العمل
تعمل أندرسن السعودية على توفير منهج فريد لتنفيذ الفواتير الإلكترونية للمنشآت يتم من خلاله تقديم أكبر قيمة مضافة، ويمنح مستشاروها المعتمدون من ذوي الخبرة الواسعة في مجال الاستشارات الضريبية واستشارات الأعمال والتكنولوجيا الخبرة والمعرفة بالتشاور مع المنشآت لتقديم مخرجات عالية الجودة. استشارات الزكاةواستشارات الأعمال والتكنولوجيا، الخبرة والمعرفة بالتشاور مع المنشآت لتقديم مخرجات عالية الجودة.
وتم وضع عدة خيارات تتيح الاختيار منها بما يتناسب مع حاجة المنشأة:
منهجنا في الفوترة الإلكترونية: الخيار 1 - تقييم الوضع الحالي
منهجنا في الفوترة الإلكترونية: الخيار 2 - الإشراف
منهجنا في الفوترة الإلكترونية: الخيار 3 - الإشراف والتنفيذ
أسئلة الفوترة الإلكترونية الأكثر شيوعا
1. هل أنا خاضع للفوترة الإلكترونية؟
جميع المكلفين المسجلين (لديهم رقم أو ملف ضريبية قيمة مضافة) خاضعين لتعليمات الفوترة الإلكترونية اعتباراً من 4 ديسمبر2021
2. ما هي متطلبات الفوترة الإلكترونية؟
يوجد عدة محاور لتطبيق وتحقيق متطلبات الفوترة الإلكترونية في المرحلة الأولى (4 ديسمبر2021)، وتشمل على سبيل المثال:
i. وجوب تطابق الفواتير والإشعارات الصادرة مع الفاتورة الضريبية والتأكد من سلامتها من حيث القيم والمعلومات والاستحقاق.
ii. البرامج التي يمكن استخدامها لإصدار الفواتير والإشعارات:
• برامج تخطيط موارد المؤسسة ERP
• برامج الفوترة Billing Applications
• نقاط البيع P.O.S
• أجهزة البيع المحمولة Handheld
iii. البنية التحتية لتقنية المعلومات.
iv. أمن الشبكات والأمن السيبراني.
3. هل يكفي تعديل بيانات الفاتورة وطباعة رمز الاستجابة السريع QR Code على الفاتورة؟
في المرحلة الأولى من التطبيق (4 ديسمبر2021) يجب تحقيق الشروط الخاصة في أمن قاعدة البيانات وغيرها من البنية التحتية وأن تكون البرامج المصدرة للفاتورة والإشعارات الخاصة بها غير قابلة للتلاعب.
4. لدينا برنامج محاسبي يعمل عليه موظف واحد أو إثنين فقط في الشركة، هل يكفي أن يتم إصدار الفاتورة من البرنامج؟
يجب عمل تقييم شامل لبيئة العمل ولعملية إصدار الفواتير الحالية والإشعارات الخاصة بها، لأن تطبيق الفوترة الإلكترونية قد يشتمل على إعادة هيكلة عملية إصدار الفاتورة الضريبية والإشعارات الخاصة بها وليس فقط الشكل العام للفاتورة، وهذا قد يتطلب إدخال تعديلات على البرنامج وكذلك تغيير الأجهزة المستخدمة (خاصة الطابعات التي لا يمكنها طباعة رمز الاستجابة السريع QR Code) وإجراء تعاقد مع شركة خدمات تكنولوجيا معلومات للنسخ الاحتياطية وإدارة النظام لضمان عدم التلاعب في قاعدة البيانات، وقد يتطلب الأمر تغيير البرنامج المحاسبي الحالي كاملاً.
5. ما هي متطلبات البرنامج المعتمد للفوترة الإلكترونية؟
بالإضافة إلى إصدار الفاتورة الإلكترونية، أن تكون لديه إمكانية تخزين الفاتورة الضريبية والإشعارات الخاصة بها بشكل إلكتروني على قاعدة بيانات، ويمكن ربطه مع الإنترنت وإصدار ملفات منه بالصيغة التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ولكن يجب أن يكون هناك دعم كافي للبرنامج من الشركة الموردة حتى يتم عمل أية تعديلات عند تطبيق المرحلة الثانية والربط مع الهيئة، كما يجب إثبات عدم إمكانية التلاعب، والتأكد من وجود النسخ الاحتياطية للبيانات.