طريقة إنشاء فريق عمل ناجح عن بعد
2021/02/24
إنشاء فريق عن بعد لا يعني سير العمل كالمعتاد
- عند الحاجة لإيجاد حلول إبداعية للمشاكل فإن التواصل والتعاون عبر الإنترنت لا يغني عن الحضور الفعلي
- لا يمكن بناء ثقافة وخبرة المنظمة من خلال الاتصال الإلكتروني، فلكي نتبنى ثقافة معينة نحتاج إلى استشعارها.
- عند التفاعل من خلال التواصل عبر الإنترنت لا يمكننا ملاحظة لغة الجسد والذي هو أمر أساسي لفهم الناس بشكل أفضل.
- يجب على المدراء الحفاظ على الروابط والعلاقات حتى في حال تواجدهم في مواقع مختلفة.
- يجب أن يكتسب الناس مهارات العمل عن بعد.
توفير سبل التواصل عن بعد هو مطلب أساسي لنموذج العمل
تتطلب سبل التواصل عن بعد استخدام الأدوات الرقمية والتي من شأنها أن تسمح للموظفين بتحقيق أهدافهم المشتركة. هناك 3 أنواع:
عند عدم إمكانية عقد الاجتماع وجهًا لوجه /حضورياً، فيصبح شبيهاً بورشة العمل، وبالتالي يتطلب:
- إعداد جدول أعمال رسمي.
- توفر الوسائل والأدوات التي بدورها تساهم لنتائج مثمرة.
كيفية عقد اجتماعات عن بعد
الاجتماعات المرئية
Zoom
Teams
Google Hangouts
تدوين الملاحظات
Evernote
Wunderlist
OneNote
Google docs
Microsoft Word
Notability
أدوات الاستبيان
Google forms
Type form
SurveyMonkey
إشراك الجمهور
Mentimeter
Sli.do
Stormz
السبورة الافتراضية
Miro
Mural
Stormboard
Whiteboard
حفظ الملفات ومشاركتها
Google Drive
OneDrive
Dropbox
ما نحتاجه لعقد اجتماع عن بعد ناجح وفعال
تدوين الملاحظات والتوثيق مع التركيز على المشاركة والعرض.
تخزين الملفات ومشاركة المستندات (مقاطع الفيديو والصور والمستندات).
الاستبيان والاستفتاءات والاستقصاء.
خاصية الدردشة مع المقدم (إخفاء الهوية، التصويت، إخفاء التعليقات، إلخ).
تدوين الملاحظات والتوثيق مع التركيز على المشاركة والعرض.
تسليم المهام والمسؤوليات بوضوح.
نظام الحجز.
المناقشات والأنشطة ما بعد المشاركة
هناك 3 طرق لعقد اجتماعات ناجحة
01
نهج رباعي الأبعاد (4D)
يستخدم النهج رباعي الأبعاد بشكل أساسي لحل المشكلات وتوليد أفكار جديدة ومعالجة المشكلات في 4 خطوات: الاكتشاف والتعريف والتطوير والتسليم.
02
مساحة مفتوحة
تم تصميم ميزة المساحة المفتوحة من أجل التنظيم الذاتي والشمولية وإعداد الجداول الناشئة.
03
الديموقراطية الاجتماعية 3.0
هي تقنية تحويلية تساعد المؤسسات على تحسين الأداء والإنجاز.
نظرة عامة على نهج رباعي الأبعاد (4D)
طرق التسهيل
4D
نهج رباعي الأبعاد (4D)
نظرة عامة
إنه نهج منظم يعالج التحديات في 4 مراحل رئيسية: الاكتشاف والتعريف والتطوير والتسليم.
الفوائد
التفكير وحل المشاكل
التفاصيل
•النهج رباعي الأبعاد يعالج المشكلات ويقدم الحلول باستخدام نوعين مختلفين من مراحل التفكير: متباين ومتقارب.
•في مرحلة التباين، نحاول الانفتاح قدر الإمكان دون تقييد أنفسنا.
•في مرحلة التقارب، نركز على تكثيف وتضييق الأفكار.
•تحدد الدورة الأولى المشكلة من خلال الانفتاح على أكبر عدد ممكن من الأفكار.
•ثم يتم تضييق المشكلة وتحديدها.
•تبحث الدورة الثانية عن حلول للمشكلة، مرة أخرى عن طريق الانفتاح على أكبر عدد ممكن من الأفكار ثم تضييقها إلى أفضل فكرة ممكنة وتقديمها.
يتطلب استخدام نهج رباعي الأبعاد (4D) عملاً متزامناً
4D
تحقق منصات العمل عن بعد ذلك من خلال:
•جمع الأفكار على المنصة قبل الاجتماع وجهاً لوجه والسماح للمشاركين بإضافة أفكار إضافية قد تظهر بعد الاجتماع.
•يمكن تحديد أولويات الأفكار وتصفيتها حسب استطلاعات الرأي أو الإطراء أو إعطاء نقاط.
•يمكن بعد ذلك توثيق جميع مراحل المشروع أثناء التنقل في منصة إلكترونية واحدة.
يمكن استخدام نفس المنصة لمتابعة مرحلة التسليم.
مطلوب مهارات تنظيم قوية عند عقد الاجتماعات عن بعد
المساحة المفتوحة هي فرصة مناسبة للتعاون وطرح الأفكار الحرة
طرق التسهيل
المساحة المفتوحة
نظرة عامة
تم تصميم ميزة المساحة المفتوحة للتنظيم الذاتي والشمولية والأجندات الناشئة. السؤال الأساسي الذي يجب طرحه هو "ما هي الأشياء المهمة التي يجب أن نتحدث عنها لتحسينها؟".
الفوائد
التنظيم الذاتي والشمولية والأجندات الناشئة
التفاصيل
يتكون مبدأ المساحة المفتوحة من 4 مبادئ وقانون واحد (The Two Feet Law)
•الأشخاص المناسبون.
•كل ما يحدث هو الشيء الوحيد الذي يمكن أن يحدث.
الوقت المناسب للبدء.
•الوقت المناسب للانتهاء.
إذا وجدت نفسك في أي وقت في موقف لا تتعلم ولا تساهم فيه فهذه إشارة إلى أنه حان الوقت لتنتقل إلى مكان آخر حيث يمكنك ذلك.
يتطلب استخدام نهج رباعي الأبعاد (4D) عملاً متزامناً
أثناء تطبيق نهج المساحة المفتوحة، تبدأ الجلسة بدون جدول أعمال محدد، ولكن هذه المرحلة مصممة لضمان كشف القضايا الأكثر أهمية للأشخاص المعنيين ومن ثم تصبح جزءاً من جدول الأعمال. يمكن أن يسجل الأشخاص الأفكار باستخدام ومنصة إلكترونية.
تتيح المنصات الإلكترونية ذلك من خلال::
•دعوة المشاركين لاقتراح مواضيع في التعليقات أو المحادثة.
•إعجاب المشاركين بتعليق لإظهار اهتمامهم أو موافقتهم أو تحديد الأولويات باستخدام ميزات التصويت أو الاقتراع الإلكتروني.
•يمكن للمنسق بعد ذلك تنظيم الموضوعات حسب الإعجابات أو التصويتات وتحديد الموضوعات التي سيتم تناولها في جلسة أخرى.
•يقوم المنسق بإنشاء جدول أعمال مرن وتعيين الشخص الذي أنشأ التعليق الأصلي كمضيف للموضوع. ويمكن أيضاً استخدام ميزة الحجز في المنصات الإلكترونية لاختيار الموضوع الذي سيبدأ به المشاركون.
•يمكن تخصيص صفحة منفصلة داخل مساحة المنصة الإلكترونية لكل موضوع، حيث يمكن توثيق كل شيء وإرفاق الإرشادات أو الصور أو مقاطع الفيديو أو أي ملف آخر، بالإضافة إلى استخدام أداة الاتصال المرئي الخاصة بالمنصة.
•إنشاء محادثات مجهولة الهوية يساعد على إضافة وجمع أفكار من مختلف الفئات.
المساحة المفتوحة هي فرصة مناسبة للتعاون وطرح الأفكار الحرة
طرق التسهيل
S3.0
التكنولوجيا الاجتماعية 3.0
نظرة عامة
جزء كبير من التكنولوجيا الاجتماعية 3.0 عبارة عن عملية اتخاذ قرار بالموافقة تُستخدم لاقتراح اتفاقيات تتميز بالشفافية.
الفوائد
تحسين الأداء والإنجاز.
التفاصيل
تتضمن العملية "عقد الموافقة الضمني" الذي ينص على:
•في حالة عدم وجود اعتراضات على الاتفاق المبرم، الاعتزام على متابعة الاتفاق على أفضل وجه.
•الموافقة على مشاركة الاعتراضات فور العلم بها.
•لا يمكن أن يتألف القرار النهائي بنسبة 51٪ موافقة و49٪ عدم موافقة (يمكن أن ينتهي الأمر عند اتخاذ قرار ديمقراطي). الموافقة تعني "أنا على استعداد لهذه التجربة" ويجب أن يكون الجميع على استعداد لاتخاذ قرار.
•ستستمر مناقشة الاعتراضات والمخاوف حتى يعطي الجميع موافقتهم واتخاذ قرار بنسبة 100٪.
تتطلب الديمقراطية الاجتماعية الموافقة الكاملة من جميع المشاركين
يمكن صنع القرار باتباع الديمقراطية الاجتماعية باستخدام المنصة الإلكترونية لتحديد الأهداف الإستراتيجية.
S3.0
حيثيات الديموقراطية الاجتماعية 3.0:
•يتم فتح محادثة خلال ورشة العمل عن بُعد، حيث يتم منح جميع المشاركين فرصة لاقتراح أفكار على مدار أيام أو أسابيع قليلة، فيمكن للمنسق توفير أفكار مسبقاً مثل العلامة التجارية وثقافة الشركة والتدويل، والتي يمكن إجراؤها أيضاً في محادثات منفصلة للحفاظ على تنظيم الموضوعات.
•يمكن لمجموعة الدردشة في المنصات الإلكترونية باستخدام الذكاء الاصطناعي لإنشاء ملخص أو سحابة للدردشة، والتي يمكن أن تكون بمثابة نقطة انطلاق للمناقشة أثناء الاجتماع الافتراضي أو الحضوري.
•يمكن مناقشة كل موضوع في مجموعات افتراضية صغيرة ومنها يتم بناء المحتوى واستقبال اقتراحات ترضي المجموعة. لتسهيل عملية الاجتماع عن بعد يتم استخدام ميزة الحجز في حالة الحاجة إلى جدولة جلسات مختلفة.
بمجرد مناقشة جميع الأهداف المقترحة يمكن للمجموعات نشر الاقتراحات النهائية في المنصة الإلكترونية وإجراء تصويت، يساعد ذلك في تحديد الأولويات والتعبير عن أي اعتراضات واتخاذ قرارات فورية.
•تقدم الاعتراضات بشرط إعطاء الاقتراحات للتحسين. يمكن الاستمرار في مناقشة جميع الاعتراضات والمخاوف في الدردشة.
•أخيراً، يمكن للمشاركين التصويت مرة أخرى حتى يعطي الجميع موافقتهم وعندها فقط سيتم اتخاذ القرار.
-
محمد حجارقيادي استشارات الاعمال -
محمد النجارمدير تطوير الأعمال