الفوترة الإلكترونية وكافة تفاصيلها مع شركة "أندرسن السعودية"
2022/01/03
أطلقت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مشروع الفوترة الإلكترونية الذي يعتبر من أهم المشاريع الوطنية، وسيشكل هذا أثراً ملموساً ونقلة نوعية في الاقتصاد الوطني، نظراً لأن هدفه الأساسي:
- وقف الفواتير الورقية نظراً لكونها تستغرق جهد ووقت كبير من حيث الطباعة والتسليم البريدي.
- وقف عدم إصدار فواتير تحقق الإيرادات.
وبناءً عليه ستحقق الفوترة الإلكترونية تواصل أكثر فعاليةً وكفاءةً. وحرصاً من شركة أندرسن على إطلاعكم بالتحديثات سيقوم فريقنا في هذه المقالة بتوضيح كل ما يتعلق بتلك المنظومة، والرد على الأسئلة الشائعة بصورة سهلة وبسيطة، لذا تابع معنا.
مفهوم الفوترة الإلكترونية
هو إجراء يسمح بتبادل الإشعارات والفواتير من الصورة الورقية ليتم معالجتها بصيغة إلكترونية لإصدار الفاتورة بتنسيق إلكتروني متكامل يسمح لكل من البائع والمشتري إمكانية إرسال وحفظ الفاتورة والإشعارات بسهولة، وضمان عدم التعديل أو التلاعب بها.
فوائد الفاتورة الإلكترونية
بالرغم من كون الأنظمة الإلكترونية أصبحت ركن أساسي في كثير من المعاملات المعقدة مثل الدفع الإلكتروني، فمن كان يصدق يوماً إمكانية دفع الفواتير والرواتب وإجراء عمليات الشراء بواسطة الدفع عبر المحفظة الإلكترونية دون الخوف من الاحتيال أو إتمام عمليات شراء اندفاعية! ومع ذلك لابد من توضيح فوائد نظام الفواتير الإلكترونية حتى تزول لديك الالتباسات المتعلقة بهذه المبادرة المقدمة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك التي يتم فيها استبدال الفواتير الورقية بصيغة إلكترونية الحديثة وتتمثل تلك الفوائد في التالي:
- زيادة نسبة الامتثال بالالتزامات الضريبية للتحقق من المعاملات التجارية.
- تعزيز الامتثال التشريعي للشركات.
- كشف التستر التجاري الخفي؛ من خلال متابعة الفواتير.
- محاربة الاقتصاد الخفي.
- توفير آلية تدقيق الفواتير ومن ثم تقليل الأخطاء.
- تعزيز أجواء المنافسة العادلة.
- حماية المستهلك وتحسين تجربته وعلاقته مع المورد.
- تنظيم الأمور المالية.
مميزات الفوترة الإلكترونية
1. الأمان والسرعة
باستخدام الفاتورة الإلكترونية سيتم نقل عدد كبير من البيانات والفواتير وإدارتها بشكل سريع وفعال وبالتالي تساعدك على أن تتخلص من العمليات اليدوية والطباعة والتخزين، هذا بالإضافة لكون الفترة الزمنية التي تتم في عملية إعداد الفاتورة الإلكترونية أقل بكثير من الزمن المستغرق في إعداد الفاتورة اليدوية.
2. سهولة إدارة وتنظيم الفواتير
استخدام الأساليب التقليدية في إخراج الفواتير كان يزيد من احتمالية التلف والخسارة، ولكن مع نظام الفاتورة الإلكترونية ستتمكن من الاحتفاظ بجميع بيانات المدفوعات على هيئة فواتير إلكترونية منظمة يمكن الوصول إليها بسهولة من خلال البحث.
3. لا يمكن التعديل على الفواتير
مع تطبيق الفوترة الإلكترونية يصبح من الصعب بل من المستحيل التعديل أو التلاعب في الفاتورة أو الإشعارات بعد إصدارها و اعتمادها.
4. آمن للبيئة
مع نظام الفوترة الإلكترونية ستكون البيئة نظيفة؛ بسبب عدم الحاجة إلى استخدام الأوراق والملفات مرة أخرى.
تعاريف هامة تتعلق بالفوترة الإلكترونية عليك معرفتها
1. الفاتورة الإلكترونية
الفاتورة التي يتم إصدارها بصيغة إلكترونية تحتوي على جميع متطلبات الفاتورة الضريبية عبر النظام الإلكتروني بالإضافة لمتطلبات خاصة بالفاتورة الإلكترونية.
2. الإشعارات الإلكترونية
تتمثل في الإشعارات المدينة والدائنة الناتجة عن التعديلات التي تم إجراؤها على الفاتورة، ويتم إصدارها بصيغة إلكترونية.
3. أنظمة الفوترة الإلكترونية
يشير مصطلح الأنظمة إلى جميع التطبيقات والأجهزة، والقوانين التي تقوم بإصدار الإشعارات والفواتير لدى المنشأة.
هل فواتير pdf إلكترونية؟
الفواتير الورقية التي يتم مسحها وتحويلها إلى صيغة pdf لا تعتبر فاتورة إلكترونية، وعليه حتى يتم إطلاق اسم الفاتورة الإلكترونية لابد أن يتم إصدار الفاتورة من تطبيق مخصص بالفواتير الإلكترونية.
من الملزم بالفواتير الإلكترونية؟
يجب أن يلتزم بالفوترة الإلكترونية مكلفي ضريبة القيمة المضافة، وأي طرف آخر يقوم بإصدار الفواتير الضريبية بالنيابة عنه، ويستثنى المؤسسات والأشخاص غير المقيمين في المملكة العربية السعودية.
الفرق بين الفاتورة الضريبية والمبسطة؟
الفواتير الضريبية
هي الفواتير التي يتم إصدارها من طرف مسجل في الضريبة إلى طرف آخر مسجل بالضريبة، وتحتوي على جميع عناصر الفاتورة الضريبية.
الفواتير المبسطة
هي الفاتورة التي يتم إصدارها من منشأة إلى فرد غير مسجل بالضريبة أو تقل قيمتها عن 1000 ريال سعودي، وتحتوي على جميع العناصر الرئيسية للفاتورة الضريبية المبسطة.
ماهي الخدمات التي يمكنك طلبها من شركة أندرسن السعودية؟
تقدم شركة أندرسن السعودية جميع الخدمات والاستشارات المهنية لكافة القطاعات المتنوعة بمساعدة فريق كبير قادر على تقديم الدعم التقني والفني، وإعداد دورات هدفها شرح وتوضيح نظام الفوترة الإلكترونية، هذا بالإضافة لخدمة الفحص الذي توفره الشركة للتأكد من أن أصحاب الأعمال الحرة والشركات يقومون بكل الشروط والأحكام المتوافقة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
هل هناك فرق بين إشعارات المدين وإشعارات الدائن؟
نعم، هناك فرق من حيث تعريف كلا منهما كما ستوضح شركة أندرسن السعودية
إشعار المدين: هو إشعار يُستخدم لتعديل قيمة فاتورة ضريبية صادرة سابقة وتبين أن القيمة في التوريد يتوجب زيادتها كما هي في التوريد الأصلي. ويجب الإشارة إلى الفاتورة الضريبية التي صدر بها التوريد الأصلي.
إشعار الدائن: هو إشعار يُستخدم لتعديل قيمة فاتورة ضريبية سابقة (تعديل توريد) بسبب إلغاء توريد، تخفيض توريد، تعديل قيمة توريد، إرجاع السلع والخدمات.
وبذلك يصدر الإشعار الدائن ويجب الإشارة إلى الفاتورة الأصلية التي تم بها التوريد.
هل هناك صيغة معينة للفواتير الإلكترونية؟
نعم، من المهم أن يكون هناك صيغة معينة يمكن للعميل قراءتها وفهمها بسهولة.
ماهي صعوبات الفواتير الإلكترونية؟
الانتقال من النظام الورقي للنظام الإلكتروني يشكل تحدي كبير للعملاء والموظفين، وتشمل تلك التحديات ما يلي:
1. تنفيذ وتطبيق النظام
إذا كنت صاحب عمل وتريد تنفيذ نظام الفوترة الإلكترونية من المهم أن تبحث عن فريق مؤهل لتدريب الموظفين حتى يعتادون على استخدام النظام بكفاءة عالية، أما بالنسبة للعملاء من الضروري أيضاً تقليل قلقهم حول استخدام النظام الجديد، وتشجيعهم للتعرف على مزايا النظام والتعامل به.
2. خصوصية المعلومات
قد يرفض العملاء استخدام الفاتورة الإلكترونية ظناً منهم أن البيانات والمعلومات غير آمنة، ولهذا يفضلون تخزين البيانات بصورة يدوية
3. الاتصال بالإنترنت
ضمان استمرار عمل شبكة الإنترنت بدون التعرض للانقطاع هي من الأمور المستحيلة، وبمجرد حدوث أي عطل في شبكة الإنترنت يعيق إصدار الفواتير واكتمال عمليات البيع، ومن ثم إثارة غضب كلاً من العميل وصاحب العمل.
هل سيتم تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية مرة واحدة؟
أفادت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن تطبيق النظام سيتم على عدة مراحل تشمل التالي:
المرحلة الأولى
تلك المرحلة مخصصة للمسجلين في ضريبة القيمة المضافة، ومن ينوب عنهم بإصدار الفاتورة الإلكترونية والاحتفاظ بها بصيغة إلكترونية، ويستثني المكلفين غير المقيمين في المملكة العربية السعودية.
المرحلة الثانية
في هذه المرحلة يتم إضافة خطوة ربط عملية الفوترة مع الهيئة للتدقيق والختم الإلكتروني للفواتير الضريبية وإضافة ختم إلكتروني للفواتير المبسطة.
المعاملات الخاضعة للفوترة الإلكترونية
يجب على الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية توريد السلع والخدمات الخاضعة للضريبة سواء كان العميل شخص اعتباري أو غير خاضع للضريبة.
ماهي خدمة تدقيق الامتثال للفوترة الإلكترونية؟
يتم تحديث المعلومات من وقت لآخر وتدقيقها من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ولهذا تقدم لك شركة أندرسن فريق ذو خبرة واسعة من مدققي الزكاة والضريبة يوضح جميع البيانات المطلوبة لتتمكن من تحقق امتثال كامل للمتطلبات في اللوائح المتعلقة بالفواتير الإلكترونية وضريبة القيمة المضافة.
متطلبات حفظ الفواتير للائحة ضريبة القيمة المضافة
بعد إصدار الفواتير هناك بعض المتطلبات لحفظ السجلات والبيانات الخاصة بالفواتير الإلكترونية وهذه المتطلبات تشمل التالي:
- حفظ السجلات والفواتير لمدة لا تقل عن 6 سنوات.
- حفظ السجلات في قاعدة بيانات محمية تسمح بالوصول إلى السجلات بسهولة.
- اتخاذ الإجراءات الأمنية لحفظ البيانات وحمايتها.
معايير تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية
هل أنت صاحب شركة أو منشأة؟ لو كانت الإجابة نعم، فمن المؤكد أنك تتساءل عن كيفية ضمان الالتزام بالفوترة الإلكترونية لتجنب التعرض لغرامة أو مخالفة، لهذا وفقاً لما أعلنته هيئة الزكاة والجمارك يمكننا اختصار التزاماتك في النقاط التالية:
- التوقف عن إصدار أي فواتير يدوية.
- طباعة رمز الاستجابة السريع QR Code للفاتورة الضريبية المبسطة.
- استخدام نظام التسلسل في الفواتير الإلكترونية لعدم تكرار أرقام إصدار الفواتير.
- التأكد من عدم وجود أي تلاعب على الفواتير الإلكترونية سواء بهدف التعديل أو الحذف.
- التأكد من إضافة عنوان الفاتورة بناءً على النوع.
هل هناك التزامات إضافية للفوترة الإلكترونية؟
الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية عليهم التقيد بالالتزامات التالية:
- إبلاغ الهيئة عند حدوث أعطال فنية أو حوادث طارئة متعلقة بعمليات إصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية من خلال موقع الهيئة على الإنترنت
- الابتعاد عن الحلول التقنية غير المطابقة للمواصفات الفنية.
- الحفاظ على مكونات الفاتورة، ختم التشفير، حماية المعلومات من النسخ أو الاستخدام المخالف للقانون أو لأي غرض غير مخصص له.
-
عبدالسلام كتانهمدير - التحول الرقمى